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Terminplanung ist der klassische Anwendungsfall für einen Voice-Agenten: Der Assistent prüft während des Anrufs freie Termine, bietet ein paar Optionen an und bucht den, für den sich der Anrufer entscheidet. Die Plattform unterstützt das auf zwei Arten, die sich frei kombinieren lassen:
  1. Kalenderintegrationen – verbinde einmal einen externen Planungsanbieter (Acuity Scheduling, Cal.com, Calendly, Google Calendar, Outlook), weise ihn einem Assistenten zu, und der Assistent bekommt automatisch Buchungstools für jeden Anruf.
  2. Die integrierte Buchungs-Engine – definiere eigene Event-Typen mit wöchentlicher Verfügbarkeit und erhalte eine öffentliche, einbettbare Buchungsseite unter /book/{workspace}/{slug}, ICS-Einladungs-E-Mails und eine native-Integration, über die deine Assistenten buchen können. Kein externes Konto nötig.

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Anbieter im Überblick

Calendly-Link-Modus: Die Scheduling-API von Calendly setzt einen kostenpflichtigen Calendly-Plan voraus. Wenn dein Plan nicht direkt buchen kann, setze booking_mode der Integration auf link – der Assistent einigt sich dann mit dem Anrufer auf einen groben Zeitpunkt und schickt statt einer festen Buchung einen Einmal-Buchungslink per SMS oder E-Mail (link_channel). Integrationen, die während des Anrufs an diese Plan-Beschränkung stoßen, werden mit dem Status link_mode markiert.

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Eine Integration verbinden

Gehe zu Buchung → Integrationen und wähle eine Anbieter-Karte aus:
  • Cal.com – füge deinen API-Key ein (Cal.com → Settings → Developer → API Keys) sowie die numerische Event-Typ-ID (sichtbar in der Event-Typ-URL). Optional kannst du die Zeitzone überschreiben – achte darauf, dass sie zum Cal.com-Event-Typ passt.
  • Calendly – klicke auf Mit Calendly verbinden, bestätige den Zugriff und wähle anschließend einen aktiven Event-Typ nach Name und Dauer aus. Eine Kontoverbindung kann von mehreren Integrationen verwendet werden; jede Integration wählt genau einen Event-Typ. Lege Buchungsmodus (api oder link), Link-Kanal sowie Book-/Cancel-Berechtigungen fest. Vollständige Calendly-Ressourcen-URIs und rotierende Refresh-Tokens bleiben intern.
  • Acuity Scheduling – klicke auf Mit Acuity verbinden, bestätige den Zugriff api-v1 und wähle anschließend einen Termintyp. Optional kannst du einen bestimmten Acuity-Kalender bzw. eine Person auswählen; mit Beliebiger verfügbarer Kalender lässt du Acuity jede Buchung einem verfügbaren Kalender zuordnen, der diesen Termintyp anbietet. Book, Cancel und Reschedule lassen sich pro Integration ein- oder ausschalten; bei Serien wird Reschedule deaktiviert, weil Acuity diese im Client-Modus nicht verschiebt. OAuth-Tokens bleiben serverseitig und werden nie von der API ausgegeben.
  • Google / Outlook – klicke auf Connect und schließe die OAuth-Zustimmung ab. Die Verbindung wird pro Workspace gespeichert und von jeder Integration und jedem Event-Typ wiederverwendet, der darauf verweist.
  • Nativ – wähle einen deiner Buchungs-Event-Typen aus (siehe unten).
Jede Integration wird vor dem Speichern geprüft: Ein ungültiger API-Key, eine ungültige OAuth-Verbindung oder Event-Typ-ID wird mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt und nie gespeichert. Geheime Werte verlassen nie den Server – in Antworten werden sie als ••• maskiert (sende beim Update •••, um ein gespeichertes Legacy-Secret beizubehalten). Wenn die letzte Integration gelöscht wird, die ein Acuity-Konto verwendet, widerruft die Plattform dessen OAuth-Token über Acuitys Disconnect-Endpunkt und entfernt die lokale Verbindung. Ein ungenutztes Konto kann außerdem im Acuity-Editor über Konto trennen entfernt werden; gemeinsam verwendete Konten lassen sich erst trennen, nachdem die übrigen Integrationen entfernt wurden.
Für eine selbst verwaltete Calendly-Developer-App trägst du https://www.ouraicalling.de/api/oauth/calendly/callback als produktive Redirect URI ein. Aktiviere users:read, event_types:read, locations:read, scheduled_events:write und scheduling_links:write. Webhook-Scopes und der Webhook-Signing-Key werden für diese Verbindung nicht benötigt.
Bestehende Personal-Access-Token-Integrationen funktionieren weiter, erscheinen aber als Alte Verbindung – erneut mit Calendly verbinden. Beim erneuten Verbinden wird auf OAuth umgestellt und das PAT aus der Integration entfernt.
Registriere für den Acuity-OAuth-Client {OAUTH_REDIRECT_BASE_URL}/api/mcp-connectors/callback als exakte Redirect-URI. Der Callback erkennt Acuity am namespaced, einmalig verwendbaren State, bevor der generische MCP-Connector-Handler läuft, und leitet danach zur ursprünglichen Workspace-Domain zurück. Konfiguriere ACUITY_OAUTH_CLIENT_ID und ACUITY_OAUTH_CLIENT_SECRET; setze ACUITY_OAUTH_REDIRECT_URI nur, wenn eine bestimmte registrierte URI fest vorgegeben werden soll. Das Client-Secret darf nie in Browser-Code landen. Zum Starten dieses interaktiven OAuth-Flows ist ein benutzergebundener Owner-/Admin-Zugang erforderlich; Service-Account-Zugänge werden absichtlich abgelehnt.

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Einem Assistenten zuweisen

Öffne die Einstellungen des Assistenten und hake die Integrationen ab, die er nutzen soll (oder rufe PUT /api/v1/assistants/{id}/integrations auf). Für jede zugewiesene Integration bekommt der Assistent bei jedem Anruf diese Tools: Ist mehr als eine Integration zugewiesen, bekommen die Tool-Namen den Integrationsnamen als Suffix (zum Beispiel check_availability_sales). Slots werden immer in der Zeitzone des Assistenten angesagt – stelle sie in den Assistenten-Einstellungen ein.
Sag dem Assistenten in seinem Prompt, wann er buchen soll, z. B.: „Bevor du eine Zeit anbietest, rufe check_availability auf. Sobald der Anrufer einen Slot bestätigt, rufe book_appointment mit Name und E-Mail auf.“

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Die integrierte Buchungs-Engine

Lege Event-Typen unter Buchung im Dashboard an (oder über API/MCP):
  • Name, Slug, Dauer – der Slug ist innerhalb des Workspace eindeutig und wird zur URL der öffentlichen Seite /book/{workspace}/{slug} (workspace = Tenant-booking_handle).
  • Wöchentliche Verfügbarkeit – Zeitfenster pro Wochentag in der Zeitzone des Event-Typs, z. B. Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr.
  • Puffer & Regeln – Puffer vor/nach jeder Buchung, Mindestvorlauf, Buchungshorizont (max_days_ahead) und Slot-Intervall.
  • Kalender-Sync (optional) – verknüpfe einen verbundenen Google-/Outlook-Kalender: Seine Belegungszeiten werden von den angebotenen Slots abgezogen, und bestätigte Buchungen werden als Kalendereinträge übertragen (Teilnehmer erhalten die Einladung des Anbieters).

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Öffentliche Buchungsseite & Einbettung

Jeder aktive Event-Typ hat eine öffentliche Seite im Branding deines Tenants unter https://<your-domain>/book/{workspace}/{slug} – ohne Login nötig. Bette sie überall ein:
Besucher wählen einen Slot (angezeigt in ihrer eigenen Zeitzone), geben Name und E-Mail ein und erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit ICS-Kalendereinladung plus einen Stornierungslink. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen – ein Exclusion-Constraint auf Datenbankebene schützt den Slot, selbst wenn ein Website-Besucher und ein Assistent im selben Moment buchen; wer den Slot verpasst, bekommt die freundliche Meldung, dass er gerade vergeben wurde.

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Buchung aus Anrufen

Erstelle eine Integration mit dem Anbieter native, die auf den Event-Typ verweist, und weise sie einem Assistenten zu – Buchungen während des Anrufs landen dann im selben Kalender mit source: "call" und einem Link zum Anruf-Datensatz.

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Plan-Gating

Das gesamte Feature wird über das Plan-Flag calendar_integrations freigeschaltet (Plattform-Admin → Pläne). Ohne dieses Flag liefert das Erstellen von Integrationen oder Event-Typen 403; bestehende öffentliche Buchungsseiten nehmen keine neuen Buchungen mehr an.

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API & MCP

Alles oben Beschriebene steht über die öffentliche REST-API und als MCP-Tools unter https://<your-domain>/mcp zur Verfügung: GET /api/v1/bookings und list_bookings unterstützen Filter nach Event-Typ, Quelle und Datum. Verwende view=upcoming|unconfirmed|recurring|past|cancelled für dieselben Buchungsansichten wie im Dashboard, oder nutze einen exakten status-Filter; view und status schließen sich gegenseitig aus. Wenn du eine Buchung stornierst, wird ein ICS-Update mit METHOD:CANCEL verschickt, sodass der Termin automatisch aus dem Kalender der eingeladenen Person verschwindet.